Tipp: Ablagefächer
Diese netten DIN A4 Ablageboxen sind ungemein praktisch. So praktisch, dass manche Leute gleich 10 Stück davon auf ihrem Schreibtisch haben :-) Sofern dort keine Formularvordrucke liegen, ist das ein wenig viel. Die Ablagefächer werden in dem Fall irgendwie als Aktenordner missbraucht.
Eigentlich kommt man mit drei Ablagefächern aus. Folgende Regel:
Fach 1, tägliche Ablage: Dieses Fach dient kurz Kurzzeitablage. Zum Feierabend muss es komplett leer sein. Entweder es wird bearbeitet, oder es landet in Fach 2, oder es wird entsorgt. Dabei gibt es keine Ausnahme!
Fach 2, wöchentliche Ablage: Hier landen die Dokumente, welche nicht täglich bearbeitet werden, sondern Vorgänge behinhalten, die einige Tage dauern. Jeden Freitag (oder bei einer 4-tage Woche natürlich Donnerstag) werden alle Dokumente in dem Fach gesichtet und neu sortiert. Länger als 2 Wochen darf nichts in dem Fach liegen bleiben. Auch hier gilt: Entweder die bearbeiten, oder Fach 3 oder entsorgen! Dokumente, die länger als 2 Wochen dort liegen, fliegen raus!
Fach 3, Restmüll: Fach 3 dient für den „könnte ich vielleicht mal gebrauchen“ Kram. Das Fach wird vor jedem Urlaub gesichtet. Es gilt keine Entsorgungsregel, aber eine Mengenregel. Die drei Ablagefächer stehen übereinander auf dem Schreibtisch. Fach 3 liegt unten. Dadurch besitzt das Fach eine definierte Höhe. Es dürfen nur soviele Dokumente in der Box liegen, wie bequem hinein passen.
Anmerkungen:
Natürlich gibt es Dokumente, die eine längere Lebensdauer haben- Die gehören aber nicht in die Ablagefächer. Das verursacht nur unnötig Chaos auf dem Schreibtisch. Dafür gibt es Aktenordner in die man die Sachen einheften kann.
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Aaah – so geht das. Klingt sehr vernünftig. Jetzt muss nur noch ich selbst vernünftig werden, damit das auch bei mir klappt. Ich fürchte, ich bin zu ..